De stage begon op maandagochtend met informatie over het ziekenhuis, gevolgd door een rondleiding door het grootste deel van het ziekenhuis.

Patiëntenadministratie

Het doel van de patiëntenadministratie is om een evenwicht te vinden tussen arts en patiënt. Dit betekent dat beide partijen concessies moeten doen om iedereen tevreden te houden.

KIO

KIO staat voor kassa, inschrijving en opname. De inschrijving vindt eerst plaats bij de grote balie bij de ingang en daarna op de specifieke dienst. Na vijf kalenderdagen moet de patiënt zich terug inschrijven bij de grote balie.

Archief & scanning

Archief & scanning is het patiënten portaal voor medische dossiers en dit moet correct gebeuren. Hierin komen dossiers voor die zij niet meer gebruiken en deze worden vervolgens gescand. De gescande dossiers komen dan in het programma KWS terecht.

Afspraken balies

Bij de afspraken balies zien de mensen van het secretariaat de agenda van de consultaties van de verschillende medewerkers. Zo kunnen ze gemakkelijk zien waar er een vrije plaats is en waar ze een afspraak kunnen plannen.

Medische secretariaten

Het medisch secretariaat stelt na de raadpleging een verslag op. Dit verslag wordt vervolgens doorgestuurd naar de verwijzende dienst/arts.

Klantgerichtheid & kwaliteit

Klantgerichtheid en kwaliteit omvatten verschillende elementen. In de eerste plaats is het belangrijk dat je altijd bereikbaar/beschikbaar bent voor de patiënt. Het betekent ook dat u de weg uitlegt als u merkt dat de patiënt de weg niet kan vinden, of als u tijd heeft, meeloopt met de patiënt.
Daarnaast is er procesbeheersing. Als u iets niet weet, is het de bedoeling om te zeggen dat u een stagiaire bent. De patiënt zal dit waarderen en anders ontevreden zijn. Het derde element is het tonen van medeleven, dit kan bijvoorbeeld door goed naar de patiënt te luisteren.

Internationale service

Internationaal service is het informatiepunt van het UZ Brussel. Hier kunt u ook een administratief bezoek plannen bij iemand die opgenomen is.

Het administratief patiënten traject

Hier kan de patiënt terecht voor informatie. Als de patiënt is doorverwezen door een huisarts, komt hij hier ook terecht. Alle patiënten moeten zich inschrijven als ze een afspraak hebben in het ziekenhuis. Het verslag wordt na zeven dagen opgestuurd naar de patiënt en naar de huisarts. Dit wordt het elektronisch medisch dossier (EMD) genoemd.

Beroepsgeheim

In het ziekenhuis is het beroepsgeheim te allen tijde belangrijk.
Als een collega bijvoorbeeld belt en vraagt naar zijn bloedonderzoek, mag u dat niet doen. U moet altijd een schriftelijk bewijs hebben met daarin zijn of haar toestemming om zijn bloedonderzoek door te sturen.

Patiëntenidentificatie

Bij het identificeren van patiënten zijn er twee kanalen: face-to-face en telefoon.
Als u een patiënt persoonlijk wilt opzoeken, is het handig om naar zijn/haar achternaam of geboortedatum te vragen.
Als u een patiënt telefonisch wilt opzoeken, is het handig om eerst naar de geboortedatum te vragen, en dan naar de naam. En ter verificatie, het adres van de patiënt.

Identificatie als medewerker

Als u zich als medewerker wilt voorstellen, is het goed om dat als volgt te doen:
Goedemiddag, UZ Brussel, Naam + dienst
Let op uw toon en spreek langzaam & duidelijk. Spreek de patiënt aan met voornaam en achternaam als u die kan uitspreken.

Noodnummers

• 5151: Dringende medische hulp
• 112: Brand
• 7778: Bewaking
• 5950: Technische hulp

Stappen bij brand en evacuatie

Als er brand is in het ziekenhuis, is het belangrijk om eerst horizontaal te evacueren, verdieping per verdieping. Daarna verticaal evacueren via de trap, verdieping per verdieping, als de coördinator dat zegt. Deze deuren zijn speciale branddeuren, dus als er brand is, zal het even duren voor die door de deur is.

Intranet

Hiermee kunt u meldingen aanmaken, dit kunnen IT-problemen zijn zoals een specifieke website die niet werkt.

Weetjes

• Probeer altijd mensen in de gang te helpen als u ziet dat er iets mis is. U kunt dit doen door bijvoorbeeld de routenummers te gebruiken. Loop daarnaast met de patiënt mee als u tijd heeft.
• Gebruik het aanmeldingsformulier.
• De afspraken balies zijn te herkennen aan een afbeelding van een kalender tegen de muur. Dat is waar ze moeten zijn om een afspraak te maken.
• Een dekt is een telefoon die elke medewerker in het ziekenhuis heeft.

Insite

Insite is een website die automatisch opent op uw computer op het internet. U logt in met uw login van het ziekenhuis. U vindt er algemene info die u mag zien. Er is ook een tabblad “wie is wie?” waar u iedereen kan opzoeken die in het ziekenhuis werkt.

Kwaliteitsverwachtingen

Als u voor langere tijd niet achter uw bureau zit, is het de bedoeling dat u uw collega’s op de hoogte brengt. Als er iets op is, zoals printpapier, laat het dan weten aan degene die ervoor verantwoordelijk is of schrijf het ergens op. Het is altijd belangrijk om een schoon bureau te hebben.

KWS/ primus

KWS staat op elke computer in het ziekenhuis en is te herkennen aan een paars icoontje. Als u op dit paars icoontje drukt, verschijnt er een zwart scherm. U kunt dit verwijderen door het te verkleinen met het minteken.

Via de verrekijker kunt u zoeken naar een patiënt, dit is de zoekfunctie. U kunt de patiënt dan opzoeken op dossiernummer of op naam, geslacht en geboortedatum.

Patiënten die in het groen staan zijn bekende patiënten. Die patiënten zijn ooit al fysiek in het ziekenhuis aanwezig geweest. De eerste letter van het dossiernummer voor een man is A en de eerste letter van het dossiernummer voor een vrouw is B.
Patiënten die in het wit staan zijn extra-murale dossiers. Dit zijn dossiers die naar de huisarts worden gestuurd en dan in het labo van UZ Brussel terechtkomen. De eerste letter van het dossiernummer voor een man is M en de eerste letter van het dossiernummer voor een vrouw is V.
Dan heb je ook nog patiënten die in het geel staan, dat zijn patiënten die nog nooit in het ziekenhuis zijn geweest voor een raadpleging maar wel een eerste afspraak hebben. De eerste letter van het dossiernummer voor een man is X en de eerste letter van het dossiernummer voor een vrouw is Y.
Na de beginletter komt de geboortedatum in omgekeerde volgorde.
Na de geboortedatum komen twee letters, dit zijn de eerste en de laatste letter van de achternaam van de patiënt.
Dit wordt gevolgd door drie cijfers om dubbele dossiernummers te voorkomen.
Vervolgens selecteert u de patiënt door te dubbelklikken, een cijfer aan het eind betekent dat de patiënt is opgenomen.
Met de wis knop maakt u het scherm leeg. Als je iets wilt verwijderen moet je op de knop schrappen drukken.
Afspraken maken doe je bij creatie, bij de verrekijker. Aan de linkerkant staan de soorten afspraken. In het midden staat het plangedeelte en rechts staan de toekomstige afspraken.