Documenten om in te scannen

In het KWS kijken we bij dossier, nota’s, ingescande nota’s om te zien of ze al gescand zijn of niet.
Bij de naam van de patiënt zien we een vergrootglas daar drukken we op en dan printen we en ticket met barcode. Deze nota’s zijn bedoeld om gescand te worden dus vullen we een papier in dat naar archief & scanning gaat. We geven aan dat het voor het CLB is en we zetten er de datum van vandaag op.

Afspraak verplaatsen

De volgende taak is het verplaatsen van een afspraak. Dit doen we bij afspraken, creatie en dan drukken we de juiste datum aan bij de juiste persoon. We kijkt naar een vakje waar ‘C&S’ staat en als het nog wit is, betekent dit dat vakje nog vrij is. Dus dat is waar we een nieuwe afspraak kunnen inplannen.
We drukken op de oude afspraak en die komt op ons scherm en dan drukken we op schrappen en geven we de reden op waarom deze afspraak geschrapt moet worden.

Wachtlijst

Op de H-drive staan er verschillende mappen waaronder secretariaat. Onder de map secretariaat staan ook verschillende items waaronder wachtlijst choice en statistiek choice.

Op de PAika afdeling werken ze met aanmeldingen en deze patiënten komen op de wachtlijst terecht. De wachtlijst is ongeveer één jaar en voor de kinderen onder de vijf jaar 3-6 maanden.
Als mensen hun afspraak verplaatsen of afzeggen, kunnen we mensen van de wachtlijst een afspraak geven. We kunen ze dan van de excel wachtlijst choice halen en op de excel statistiek choice zetten.

Een choice afspraak is een eerste kennismaking, een oriëntatiegesprek met ouder (s). Zij moeten een verwijsbrief van hun huisarts meenemen naar deze afspraak. Op die manier krijgen ze vergoeding van de mutualiteit. Zonder vergoeding kost een eerste raadpleging ongeveer 200 euro.
Als we zo’n afspraak inplannen in KWS, moeten we dat doen op een ‘choice’ moment en het kan zijn dat we het bij twee psychologen moet inplannen, druk dan op ctrl om twee psychologen aan te duiden.

Als dit gedaan is, zeg dan ook tegen degene die een patiënt aanmeldt dat je een afsprakenbrief en vragenlijsten stuurt. De vragenlijsten zijn voor de ouders, de jongere en de school. Zij moeten deze ook meenemen naar de eerste afspraak. We kunnen een afsprakenbrief maken in KWS onder invulformulieren, input, afsprakenbrief NL/FR.

Post

Het secretariaat van PAika brengt elke dag de postdocumenten weg en documenten voor archief en scanning. Wanneer we de post wegbrengen, brengen we ook de post mee voor het personeel.

Consultatie brieven

Aan het einde van elke dag drukt het secretariaat de consultatie brieven voor de volgende dag. Dit wordt ook met KWS gedaan. We doen dit bij taken, start taak, drukken scan formulier per dienst. Dan geven we de datum van de volgende dag aan en typen we de dienst in namelijk KPSY en RCA, vervolgens drukken we op start. We leggen de consultatie brieven bij het vakje van de juiste persoon.